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2016.12.26 まめ知識

会議の司会進行役は○○がポイント!

会議で司会進行を任されたら

会議やミーティングの司会進行役。

もし、任されたとしたら
あなたならどうしますか?

  • 計画表を作成
  • 会議目的を明確にする
  • 会議の準備をしっかりする

だけで、会議がうまくいくとは限りません。

もし、あなたが司会進行役に選ばれたとき
一番気を付けるべきポイントは一体なんなのでしょう?

会議の中身だけでなく、

参加者に気を配ること

会議の司会進行役としては、
参加者が発言しやすい場を作ること。

これが一番重要なポイント。

では、参加者が発言しやすい場にするには
なにがポイントなのでしょう?

会議前日までの事前準備

参加者に会議で話す準備をしてもらうこと

会議やミーティングに離れしたベテラン社員の場合は
いきなり話を振られたとしても、自分の意見を整理して
わかりやすく発言することができるかもしれません。

ですが、それは会議に慣れているからこそできること。

参加者には遅くても前日までに資料と計画表を渡して
”会議で話す”準備する時間を与えましょう!

参加者には

会議の目的を明確に

参加者は何役として参加するのか

を、きちんと伝えて会議のイメージをしてもらいましょう。

参加者に「どんな内容の質問を受けるのか」「何を話すのか」
イメージを持ってもらうだけで、会議の雰囲気はかなり違ってきます。

会議中に気を付ける3つのこと

できる会議司会進行役が気を付けているポイントできる司会進行が気を付けているポイントとは

タイムスケジュールを守る

決めた時間からきっちり始めること。

上司が遅れていて、開始時間を遅らせてしまうと
会議参加者に「会議は上司ありきのもの」と思わせてしまい
部下は発言しずらくなってしまいます。

誰が遅れていたとしても時間通りに会議を始めるようにしましょう。

また、長々と話しだしてしまう人がいた場合も
「時間が迫っておりますので…」などタイムスケジュールを守ろうとしていることを
参加者にも伝えていきましょう。

意見を否定しない

人というものは、発言を否定されると、たとえそれが正論だったとしても反発してしまい
モチベーションが下がりやすくなります。

司会進行役としては、いったん「なるほど。そうですね。」と話しを受け取り
実務経験が長かったり、実績がある人「○○さんはいかがですか?」
参加者から対論を引き出すようにしましょう。

会議中に話が横道にそれてしまったり、方向が違う意見が出てしまった場合も
「話がずれていますので、戻しましょう」
と、否定してしまわずに
「大変興味深い意見ですが、今は○○についての会議ですので」と伝え
相手にずれていることを意識してもらうようにしましょう。

発言しやすい質問を

「何か意見はありますか?」「どうですか?」
などの丸投げ質問はNG

参加者は何を伝えればいいのか、何を聞かれているのか迷い
方向違いの話を始めてしまったり
黙ってしまい、雰囲気が悪くなる場合もあります。

「○○さん、先ほどの売上の推移について気づいた点はありますか?」
など、相手の部署や役職を踏まえて、発言を引き出すようにしましょう。

会議進行役を任されたら…

いかがでしたでしょうか?

もし、あなたが会議の司会進行役を任されたとしたら
自分が会議をコントロールしているという自覚をもって
周りに流されず場を仕切ることが大切です。

参加者の事を考え、雰囲気を作りながら
会議をスムーズに進める役目として、
参考にしていただければ幸いです。

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