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2017.01.24 まめ知識

会議の生産性を上げるには?3つのポイントをご紹介!

会議で生産性が低下するビジネスの世界で、生産性が低下するということは
どういうことなのでしょうか?

生産性を落としてしまう原因は「会議」にあること

あなたは知っていましたか?
 
 
会議の質で、生産性は向上することもあれば
低下してしまうこともあるんです。

 
では、どうすれば生産性を向上させることができるのでしょう?
3つのポイントで会議の生産性を見直していきましょう!

 

会議とは?

利益や生産性を向上させるために行うもののこと

そもそも会議とは、組織・会社の利益を改善し、さらに利益を向上させるために行われるもの。
ところが、多くの組織では必ずしも会議が生産性の向上につながってはいないのです。

今回ご紹介する3つのポイントをもとに、あなたの会議を生産性向上につながるものにしていきましょう!

 

【1】会議の目的を周知、徹底させること!

たとえ少人数の会議だとしても、参加者が会議の意図を把握していない状態だとしたら。
意味のある有意義な会議にすることはできません

ましてや、大企業のような数十名単位の会議の場合、
収拾がつかない状態に陥ってしまう可能性も。

生産性の上がる会議を行うためには、

  • 会議の議題(なんのために会議を行うのか)
  • 問題点の絞り込み(現状の問題)

2~3日くらい前には、参加者全員に会議の議題を周知、徹底させることが必要です。

参加者だって日々業務に追われていて、忙しいはず。
議題もわからない会議に参加させた場合、会議に身が入るはずがありません
 
今は1人に1台PCやスマホが当たり前。
メールを1通送るだけで周知、徹底ができるはず!
 

 

【2】事前の「宿題」で準備させよう!

会議で生産性を上げよう

会議は出席するだけでは、有意義な時間とは言えません。

会議の生産性を上げたいとお考えなら、出席者同志の熱い議論は重要!
そのためにも会議のテンションを上げなければいけません。
 
会議のテンションを上げるために、
事前に宿題を準備するのはいかがでしょう?

ズバリ言うと、

普段から上司と部下の風通しがよく、距離も近いなら
自由な意見交換は普段から行われているはず。
それなら、「宿題」を与える必要はありません。

このような「宿題」を与えなければ、参加者が発言しないという風潮は
経営者を含む幹部、上司たちのせいかもしれません。

どうすれば風通しの良い会社になるのか、会議の生産性よりも先に
こちらのテーマについてお考えになられるべきかもしれません。

 

【3】分単位のタイムスケジュールを組み立てよう!


長時間かけた無言の会議は無駄

会議の生産性にかかわる最大の原因

長時間の無言

これといった議論もなく、だらだらと事実の報告をする会議が
頻発していると、会議の生産性はもちろん低下します。

そんなにだらだらと話す会議は、いっそのこと
会議の時間を減らしてみては?

司会進行役も時間に合わせて、時間配分を想定してしまいます。
それを半分の時間に減らして行う場合、
きっともっと頭を働かせて会議を進めることでしょう。

参加者に意見を求めたり、最終決裁を取ったり。
スムーズに段取りを行うことで、会議の進行は驚くほど速くなります。

参加者にとっても、短時間でびしっと終わった方が
仕事に向かう時間も長くとることができますし、
モチベーションに大きく影響します。

会議の司会進行役の技量が、会議の生産性には大きく関わってきます。
内容よりも会議の進行役を見直すことも
会議の生産性を向上させるためには必要なことかもしれません。

 

 

 

大阪本町の貸し会議室-大阪クロススクエア-

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