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2017.11.13 まめ知識

そうだったんだ!会議がみるみる変わる「発言が飛び交う会議にするコツ」とは?

仕事では、かならず「会議」がありますよね。

事業部会議、チームミーティングなどたくさんの会議が発生することも。

 

その際に、「進行役」を任されることがたびたび発生しますよね。

自分が「進行役」のときに、
会議が盛り上がらなかったり、全く発言が出ず沈黙になったことってありませんか?

そんな会議よりもみんなの発言が飛び交う会議の方が生産性も上がります。

 

では、みんなの発言が飛び交う会議とは??

 

今日は、発言が飛び交う会議にするコツをご紹介いたします。

まず、発言が減ってしまう残念な会議の例から挙げていきます^^

 

 

発言が減ってしまう会議の特徴

会議資料が多い!

複雑な数字ばかりが書かれた資料が冊子になって配られると、参加者は資料を読むことに必死になってしまいます。

会議に参加する人が多いと、「資料を読んでいないのに、読んだふり」をする人が出てくる可能性も…。

資料を準備する場合は、読みやすいものを準備するようにしましょう。

 

進行役が話過ぎる!

発言力の強い人が進行役になった場合によく発生します。

進行役とは、会議を円滑に進める役のこと。

進めるためにある程度のリードは行いますが、進行役が進めてしまう会議は、
ただの発表の場になってしまって時間を使って会議をする意味がありません。

 

せっかくの意見をつぶす!

参加者の立場がバラバラな場合に発生しやすいダメな事例です。

若手社員がせっかく勇気をもって発言しても、上司や発言力の強い人が意見を否定してしまっては、
気軽に発言することができなくなってしまいます。

生産性が向上しない会議の代表です。

 

ダメな会議事例まとめ

参加者が発言しにくい会議は、せっかくの意見を無駄にしてしまったり
圧力で押さえてしまったりする「自主性」を評価しないところ!

 

 

意見の飛び交う会議にするコツ

では、生産性を向上する会議にするために
参加者から意見を引き出す会議にするにはどうすればいいのでしょうか?

そのコツをご紹介いたします。

 

進行役は目立たない!

進行役の存在感を消すこと!
会議を進行することは大切ですが、議論をリードしないよう気を付けてください。

 

進行役は意見を言わない!

進行役とは発言力が強くなってしまいがち。
進行のために発言することはあっても、テーマに対しての意見を言わないよう心がけましょう。

 

参加者に質問する!

「つまりどういうことですか?」
「その意見を思いついた背景について教えてください。」

というような、意見を広げていけるような質問を投げかけてください。

 

発言しやすい環境をつくる

参加者に発言を求めるには、進行役の心得だけでなくて雰囲気や環境も大切です。
立場がバラバラの人同士で行う会議では尚更です。

そういった場合は、会議が始まる前に雑談するなどして参加者の緊張をほぐすようにしましょう。

 

また、質問を投げかける場合は、担当分野や得意なテーマに触れながら意見を求める
緊張しやすい人でも話しやすくなりますよ^^

 

たまには場所を変えてみるのも◎

いつも同じ場所で会議やミーティングを行うと、空気がだれてしまいがち…。

意見を求めることを重視した会議は、場所をかえて雰囲気を変えることで
マンネリを防止し、斬新な発言が飛び交うかも・・・^^

 

意見が飛び交う雰囲気の会議室

意見が飛び交う会議室202

意見が飛び交う会議室として大阪クロススクエアがオススメするのが会議室202!

爽やかなな壁が明るく活気のある雰囲気を演出。
参加者が活発に意見交換できる会議室です!

また、一般的な会議室のような「会議室っぽさ」がないため、
リラックスできるのもポイントです^^

会議でたくさんの意見を引き出したい時は、ぜひ会議室202をご利用ください♪

 

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大阪本町の貸し会議室-大阪クロススクエア-