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眠たくならない会議にするために必要な5つのこと
会議を主催する側にとっては、参加者を眠たくならせない有意義な会議を行いたいですよね。
会議で眠くさせないポイントを5つご紹介いたします！
- 曜日と時間帯、会議時間
- 意見が活発に出せる雰囲気
- 要領よくまとめた資料
- 参加者の人数
- 会議室の換気
この5つを気を付けて行うと、参加者が眠たくなりにくい会議にすることができます。
1つずつ気を付けるポイントを説明していきます！
今後会議を主催する方は必見のポイントです。
曜日と時間帯、会議の長さ
会議は何曜日に、午前・午後どちらにするのが望ましいのかを調査した記事があります。
それによると、会議に向いていない曜日は月・金だそうです。
月曜日はだいたいの企業が休み明けのため伝達や確認事項が多く、
金曜日はお休みの前なので用事を入れる人が多いため
頭がそっちに持っていかれてしまい、集中力を保つことが難しくなってしまうからです。
最適な曜日は？
火曜日！！
なぜなら火曜日は疲れもまだあまりたまっていない状態で、やる気も持続しているので
会議に適した曜日だそうです。
会議を行う時間
もちろんお昼時を避けましょう。
おなかがすいても集中できませんし、おなかがいっぱいになると
眠気に襲われてしまいます。
会議の長さは？
人間の集中力は90分が限界と言われています。会議の長さは30分から90分が最適です^^
少し休憩をはさんで延長したとしても、2時間までに収めるとよいのではないでしょうか。
意見が活発に出せる雰囲気
参加者が目的を共有し、積極的に参加しやすい雰囲気にすることで
会議そのものに集中しやすく、意見を出しやすくなります。
主催者側は参加者全員が参加できる会議にするよう心がけましょう。
ずっと黙っている人が出ないように、質問をふったり
場をコントロールすることが必要になります。
要領よくまとめた資料
会議に参加しやすくするためには、うまくまとめた資料が必要です。
「10/20/30ルール」
使うスライドは10枚、時間は20分以内、文字サイズは30ポイント以上というルール
このルールにのっとりまとまった資料を準備し、参加者にわかりやすく説明するよう心がけましょう。
参加者の人数
会議するのに適切な人数についての調査がありました。
会議を行う年齢層によって最適人数は異なりますが、だいたい4～10人が適切だそうです。
参加者が若ければ若いほど、人数は少ない方が集中力が増すので
そこも意識して調節するとよいでしょう。
会議室の換気
快適な空間で会議を行うことも、もちろん大切です。
気持ちよく会議を行うためには、会議室の空気はこまめに入れ替えるようにしましょう。
密室に多くの人が集まると、二酸化炭素濃度の濃度が高くなります。
二酸化炭素は、実は集中力や意思決定能力に悪影響を与えます。
眠気を誘発するということが発見されています。
室内の空気は30分に1度程度入れ替えるようにしましょう。
まとめ
会議を有意義なものにし、参加者を眠らせないようにするには、
会議の内容を充実させたりするだけでなく、
もっと初期段階の曜日や時間帯を変えたり、空気を入れ替えたりなどの
環境を整えることも同じくらい大切なのです。
できることからはじめて会議の質を上げていきましょう。
さらに、その会議場所がおしゃれな場所だともっと会議の質が上がるのでは？
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